Hinweisgebersysteme und Ombudsleute stellen sich vor – Teil 3: LRN Helpline

LRN Helpline ist ein integriertes telefonisches und webbasiertes, anonymes System für das schnelle und kosteneffiziente Erfassen, Untersuchen und Lösen von gemeldeten Vorfällen. Die Anwendung ermöglicht es Mitarbeitern, mögliches Fehlverhalten aufzuzeigen und Rat einzuholen. Es unterstützt außerdem die Abteilung für Unternehmensethik und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (Compliance) bei der Untersuchung und Behebung von Problemen, der Erkennung von Trends sowie der aktiven Handhabung finanzieller und rechtlicher Risiken. Helpline arbeitet zusammen mit Education, Certification und anderen Elementen unserer Lösungen zum Erkennen und Bewerten von Risiken. In Verbindung mit unseren Management- und Führungslösungen bietet dies einen breit angelegten Ansatz für die Institutionalisierung prinzipienbasierten Verhaltens als ultimativen Faktor für Rentabilität und Performance bei gleichzeitiger Optimierung der Unternehmensführung und Schaffung nachhaltigen Werts.

Mit LRN Helpline können Sie:

• Ihre Mitarbeiter für Ethik und Compliance motivieren und begeistern
• Problemen vorbeugen und Risiken mindern
• Muster, Trends und potenzielle Risiken erkennen
• Die Anforderungen von Sarbanes-Oxley und anderer einschlägiger Gesetze und Richtlinien erfüllen (z.B. CNIL in Frankreich, Empfehlungen des Düsseldorfer Kreises)

HAUPTVORTEILE

Pro-aktive Einbeziehung der Mitarbeiter in Ethik und Compliance.

Helpline motiviert Mitarbeiter in Hinblick auf Ethik und Compliance, da es ihnen das Einholen von Ratschlägen sowie das Erkennen und Berichten unethischen und rechtswidrigen Verhaltens ermöglicht. Dadurch sichert sich das Unternehmen die Unterstützung seitens der Mitarbeiter und anderer Beteiligter bei der Verhinderung von Betrug und bei der Minimierung finanzieller und rechtlicher Risiken.

Frühzeitige Hinweise auf Probleme und Risiken.

Helpline weist frühzeitig auf potenzielle Risiken hin, bevor diese sich zu echten Problemen entwickeln. Durch die pro-aktive Erfassung von Rückmeldungen und Handhabung von Problemen können Unternehmen ihre Risiken besser steuern und mindern.

Erkennung von Mustern, Trends und potenziellen Risiken.

Helpline erleichtert das Erkennen von Mustern und Trends bei Anrufen und Vorfällen für bestimmte Geschäftsbereiche, geografische Gebiete oder Risikokategorien. Spezielle, an die Bedürfnisse eines Unternehmens anpassbare, Analyseprozesse werten alle Aspekte des Berichtserfassungssystems in Echtzeit aus.

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Bild 1: Speziell gestaltete Startseiten mit unternehmensspezifischen Markenmerkmalen und Risikokategorien.

HAUPTMERKMALE

Vertrauliche und anonyme Meldung und Handhabung von Vorfällen.

Alle Beteiligten können Vorfälle anonym melden und sichergehen, dass diese vertraulich behandelt werden. Alle berichteten Vorfälle werden von speziell geschulten Compliance-Experten (mit Hochschulabschluss) bearbeitet, die handlungsrelevante Berichte bereitstellen und die Vertraulichkeit gewährleisten.

Globale, integrierte Erfassungsmethode mit permanenter Verfügbarkeit.

Helpline bietet eine telefonische und webbasierte Berichtserfassung – die branchenweit umfassendste ihrer Art. Zu den globalen Funktionen zählen auch Lokalisierungs- und Sprachübersetzungsdienste.

Nachfassen zur Lösungsfindung.

Helpline bietet zahlreiche Möglichkeiten für Rückfragen an die Verfasser der Meldungen, unter Wahrung der evtl. gewählten Anonymität, um Probleme rasch nach zu verfolgen und einer Lösung zuführen zu können. Beim Nachverfolgen werden die Verfasser an geeignete Kommunikationskanäle  weitergeleitet, um die Berichte zu spezifizieren, zu ergänzen und damit die Problembehebung zu beschleunigen.

Sichere und schnelle Berichtsverteilung.

Helpline stellt die Berichte innerhalb weniger Stunden, statt Tagen, den zuständigen Bearbeitern zur Verfügung; diese Weiterleitung erfolgt automatisch oder manuell, gemäß den Anforderungen des Unternehmens. Die rasche Beantwortung und Nachbearbeitung kann dazu beitragen, Probleme schnell zu lösen und Risiken zu mindern, bevor es zu einer weiteren Eskalation kommt.

ZUSATZMERKMALE
• Durchgehende Netzwerk- und Datensicherheit.
• Internationale Datenschutzoption zur Berücksichtigung der anspruchsvollen und komplexen Aspekte von Datenschutzgesetzen und kulturellen Unterschieden verschiedener Länder.
• Vollständige Anonymität durch neutralen Dritten als Vermittler.

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Bild 2: Spezifische Risikofaktoren für gezielte Berichtseingabe und verbesserte Abläufe.


SYSTEMARCHITEKTUR
Das elektronische Helpline-System wird als Service über das Internet bereitgestellt. Wie alle LRN-Anwendungen nutzt auch Helpline eine vollständig redundante Netzwerkarchitektur in Verbindung mit modernsten Webservern, Datenbanken, Middleware-Komponenten und Firewall-Technologien, um sicherzustellen, dass die Anwendung rund um die Uhr verfügbar ist und Unternehmensdaten sicher und vertraulich gehandhabt werden. Rollenbasierte Zugriffskontrollen, Passwortverschlüsselung und Secure Sockets Layer (SSL) sorgen für den Schutz vertraulicher Daten innerhalb und außerhalb des Unternehmens.


Der vorstehende Beitrag ist uns auf  Grund der von uns veröffentlichten Aufforderung zur Selbstdarstellung von Hinweisgebersystemen und Ombudsleuten vom Anbieter so zur Veröffentlichung zugeschickt worden – entsprechende Einsendungen sind noch möglich.

Außderdem in dieser Reihe erschienen sind bisher:

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