Whistleblowing-Policy

Whistleblower-Netzwerk, die Gesellschaft für Freiheitsrechte, Transparency Deutschland, LobbyControl und foodwatch verpflichten sich mit untenstehender Policy zu umfassenden internen Maßnahmen zum Schutz von Whistleblowern. Dazu richten sie eine gemeinsame interne Meldestelle ein. Andere zivilgesellschaftliche Organisationen sind herzlich eingeladen sich, der Initiative anzuschließen.

Untenstehend finden Sie neben der Whistleblowing-Policy die dazugehörige Pressemitteilung anlässlich deren Veröffentlichung, die Verfahrensordnung für interne Meldungen von Whistleblower-Netzwerk und die Vorstellung des Vertrauensanwalts Fabian Tietz. Sie können den jeweiligen Text über das  „+“ auf der rechten Seite ausklappen. Weitere Erläuterungen und die Kontaktdaten der internen Meldestelle können Sie den FAQs der Gesellschaft für Freiheitsrechtsrechte (GFF) entnehmen.

Diese Whistleblowing-Policy richtet sich explizit an Personen, die beruflich oder ehrenamtlich bei Whistleblower-Netzwerk aktiv sind. Personen, die im Zuge ihrer beruflichen Betätigung für andere Organisationen, Unternehmen oder Behörden auf Missstände gestoßen sind, wenden sich bitte dagegen an das Beratungsteam von Whistleblower-Netzwerk.

Pressemitteilung (30.11.2022)

Practice what you preach – eine Whistleblowing-Policy für NGOs 

Die Gesellschaft für Freiheitsrechte, Transparency Deutschland, Whistleblower-Netzwerk, LobbyControl und foodwatch haben heute eine gemeinsame Whistleblowing-Policy für zivilgesellschaftliche Organisationen vorgestellt. 

Mit der Policy verpflichten sich die beteiligten Organisationen zu umfassenden internen Maßnahmen zum Schutz von Hinweisgeber*innen. Dazu richten sie eine gemeinsame interne Meldestelle ein und schützen Whistleblower*innen umfassend vor Repressalien. Die Selbstverpflichtung gilt für alle Organisationen ab dem 1. Januar 2023. 

Dazu erklärt Sonja Grolig, Vorstandsmitglied von Transparency Deutschland: „Da die Politik mit der Einführung des Hinweisgeberschutzgesetzes nicht zu Potte kommt, gehen wir nun als zivilgesellschaftliches Bündnis mit gutem Beispiel voran. Unsere Policy gibt Menschen, die auf Missstände in unseren Organisationen aufmerksam machen, die dafür nötigen Instrumente an die Hand – und die Sicherheit, vor Repressalien geschützt zu sein. Wir möchten damit als Vorbild vorleben, was wir auch für Unternehmen und staatliche Behörden fordern.“ 

David Werdermann, Rechtsanwalt und Projektkoordinator der Gesellschaft für Freiheitsrechte erklärt: „Der Schutz durch unsere Whistleblowing Policy geht über die Vorgaben der EU-Richtlinie hinaus. Wir schützen Whistleblower*innen nicht nur, wenn sie Rechtsverstöße melden, sondern auch bei Hinweisen auf sonstiges erhebliches Fehlverhalten, wie zum Beispiel Machtmissbrauch. Außerdem ermöglichen wir anonyme Meldungen und die Offenlegung gegenüber der Presse bei starkem öffentlichen Interesse. Das erwarten wir auch von der Regierungskoalition, die dafür den Entwurf für das Hinweisgeberschutzgesetz an einigen Stellen erheblich nachbessern muss.“ 

Kosmas Zittel, Geschäftsführer von Whistleblower-Netzwerk: „Dass Menschen den Mut aufbringen, Rechtsverstöße und gravierende Missstände als solche zu erkennen und im öffentlichen Interesse aufzudecken, ist nicht voraussetzungslos. Die Gesellschaft muss neben rechtlichen und institutionellen Bedingungen das soziale Umfeld dafür schaffen. Mit unserer Policy wollen wir einen Transformationsprozess anstoßen, der in weitere gesellschaftliche Bereiche hineinwirkt und zu einer gelebten Kultur des Hinschauens beitragen.” 

Hintergrund 

Schon im Oktober 2019 verabschiedete die Europäische Union die sogenannte Whistleblowing-Richtlinie. Die Mitgliedstaaten sind danach verpflichtet, gesetzliche Regelungen zu schaffen, die Hinweisgeber*innen vor Repressalien schützen. Deutschland sowie viele weitere Mitgliedstaaten haben die Richtlinie jedoch nicht wie erforderlich bis zum 17. Dezember 2021 umgesetzt. Aktuell befindet sich ein Gesetzentwurf im parlamentarischen Verfahren.

Weitere Informationen:

Kontakt für das NGO-Bündnis

Whistleblower-Netzwerk (WBN)
Kosmas Zittel (Geschäftsführer)
zittel@whistleblower-net.de
Tel.: 0162 7393651

Transparency Deutschland
Adrian Nennich (Pressesprecher)
presse@transparency.de
Tel.: 030 54 98 98 15

Gesellschaft für Freiheitsrechte
Dr. Maria Scharlau (Pressesprecherin / Leitung Kommunikation)
maria.scharlau@freiheitsrechte.org
Tel.: 01579 2493108

Whistleblowing-Policy

Wir sind überzeugt, dass Whistleblower durch ihren mutigen Einsatz einen großen Beitrag zu Demokratie und Rechtsstaatlichkeit leisten. Der Hinweis auf Rechtsbrüche und schwerwiegende Missstände darf selbst kein Bruch des Rechts sein. Wir treten deshalb gemeinsam für einen besseren Rechtsschutz für Whistleblower ein und wollen dieser Überzeugung auch in unseren Organisationen selbst gerecht werden. Deshalb verpflichten wir uns zur Einhaltung dieser Policy.

Wir verstehen die Statuierung und Befolgung dieser Regeln als Bekenntnis zu innerorganisatorischer Demokratie. Wir werden daher dieser Policy in den Rechts- und Arbeitsverhältnissen unserer Organisationen Wirkung verleihen. Dazu informieren wir alle, die in oder mit unserer Organisation arbeiten, über ihre Geltung. Wir verabreden, diese Policy stetig weiterzuentwickeln, um Zivilcourage innerhalb unserer Organisationen zu fördern.

Wir laden alle zivilgesellschaftlichen Organisationen ein, sich uns anschließen, um gemeinsam innerorganisatorische Demokratie und Meinungsfreiheit zu praktizieren.

1. Wir stellen sicher, dass Personen, die in unseren Organisationen oder für unsere Organisationen arbeiten, für berechtigtes Whistleblowing keinerlei Repressalien erleiden. Stattdessen gewährleisten wir, dass ihren Hinweisen auf erhebliches Fehlverhalten in geordneter Weise nachgegangen wird.

2. Whistleblower können Informationen melden, die sich auf strafbares Verhalten, ein nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz als diskriminierend verbotenes Verhalten, sonstige erhebliche Rechtsverstöße oder sonstiges erhebliches Fehlverhalten in unseren Organisationen (alles gemeinsam: „erhebliches Fehlverhalten„) beziehen.

3. Whistleblower im Sinne dieser Policy können sein: Alle Arbeitnehmer*innen, Auszubildende, Praktikant*innen, Vereinsmitglieder, Dienstleister*innen und ehrenamtlich tätige Personen unserer Organisationen. Diese Policy gilt auch für Personen, deren Arbeitsverhältnis noch nicht begonnen hat und die während des Einstellungsverfahrens oder anderer vorvertraglicher Verhandlungen Informationen über erhebliches Fehlverhalten erlangt haben, sowie für Personen, deren Arbeitsverhältnis bereits beendet ist.

4. Whistleblowing ist im Sinne dieser Policy berechtigt, wenn Whistleblower gutgläubig (d.h. ohne wissentliche oder grob fahrlässige Einschätzungsfehler) davon ausgehen durften, dass die von ihnen gemachten Angaben der Wahrheit entsprechen und unter diese Policy fallen. Berechtigt ist auch die von Whistleblower gutgläubig hierfür für notwendig befundene Beschaffung von Informationen. Die Motivation für das Whistleblowing ist, wenn es berechtigt ist, ohne Belang für den Schutz der Whistleblower.

5. Whistleblower können erhebliches Fehlerverhalten sowohl innerhalb ihrer Organisation (intern) als auch an staatliche Behörden (extern) melden. Sie können frei wählen, ob sie intern oder extern melden. Eine Offenlegung von Informationen über erhebliches Fehlverhalten ist nur unter zusätzlichen Voraussetzungen berechtigt (dazu Ziffer 8).

6. Wir richten eine gemeinsame interne Meldestelle Dazu schalten wir eine Vertrauensperson ein, die für unsere Organisationen die Aufgaben der internen Meldestelle übernimmt. Sie muss alle Meldungen über erhebliches Fehlverhalten entgegennehmen. Sie nimmt auch anonyme Meldungen entgegen. Die interne Meldestelle muss Meldungen nachgehen und der Leitungsebene der betroffenen Organisation Folgemaßnahmen empfehlen. Dies gilt nur dann nicht, wenn das Fehlverhalten offenkundig geringfügig ist oder die Meldungen erkennbar wissentlich falsch sind oder von Personen stammen, die keine nähere Beziehung zur Organisation haben. In diesem Falle ist die Entscheidung den Whistleblower auf Nachfrage schriftlich zu begründen. Hinsichtlich des Handlings für interne Meldungen erlässt jede beteiligte Organisation eine gesonderte Verfahrensordnung und veröffentlich diese auf ihrer Webseite. Es gilt das Vertraulichkeitsgebot; ohne ausdrückliche Einwilligung der Whistleblower darf die Vertrauensperson personenbezogene Informationen, etwa über die Identität der Whistleblower oder über Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität zulassen, nicht an Dritte weitergeben, es sei denn sie ist gesetzlich dazu verpflichtet. Auch die Identität der beschuldigten Person(en) wird vertraulich behandelt und ausschließlich zu Zwecken, die der Aufklärung des Sachverhalts dienen, weitergegeben. Die Vertrauensperson ist auch für Whistleblower ansprechbar, um sie dazu zu beraten, ob ein von ihnen angedachtes Whistleblowing berechtigt wäre. Sonstige interne Meldewege und Beschwerderechte (z.B. Betriebsrat, Antidiskriminierungsbeauftragte) bleiben unberührt. Die Betroffenen dürfen auch insofern frei wählen, an wen sie sich wenden.

7. Als externe Meldestellen fungieren Staatsanwaltschaften, die Behörden, die im deutschen Umsetzungsgesetz zur Umsetzung des Kapitels III der Whistleblowing-Richtlinie (2019/1937) beauftragt werden, sowie sonstige für die jeweiligen Rechtsverstöße zuständige Behörden.

8. Das öffentliche Zugänglichmachen (Offenlegung) von Informationen über erhebliches Fehlverhalten ist berechtigt, wenn die Whistleblower nach einer Meldung gutgläubig davon ausgehen durften, dass innerhalb der hierfür geltenden Fristen (bei der internen Meldung: siehe Verfahrensordnung) keine geeigneten Folgemaßnahmen getroffen wurden. Eine Offenlegung ist auch vor oder gleichzeitig mit einer Meldung berechtigt, wenn die Whistleblower gutgläubig davon ausgehen durften, dass, etwa wegen mangelnder Umsetzung dieser Policy, geringe Aussichten bestehen, dass auf Grund der internen oder externen Meldung wirksam gegen das gemeldete erhebliche Fehlverhalten vorgegangen würde, oder die vorherige interne oder externe Meldung mit Repressalien geahndet würde. Gleiches gilt, wenn sie gutgläubig davon ausgehen durften, dass bei vorheriger interner oder externer Meldung eine erhebliche Gefährdung für die Organisation, ihre Mitarbeiter*innen, Dritte oder die Allgemeinheit entstehen würde, zum Beispiel weil eine Notsituation vorliegt oder weil ohne sofortige Offenlegung ein irreparabler Schaden entstünde. Gleiches gilt, wenn das gemeldete erhebliche Fehlverhalten so schwerwiegend oder wiederholt ist, dass die Öffentlichkeit ein berechtigtes Interesse hat, hiervon zu erfahren.

9. Aufgrund berechtigten Whistleblowings dürfen wir hierfür keine Repressalien wie Suspendierungen, Kündigungen, negative Leistungsbeurteilungen, Schadensersatzforderungen, Gehaltsminderungen, Maßregeln, Nichtumwandlungen eines befristeten Arbeitsvertrags in einen unbefristeten Arbeitsvertrag oder ähnliche Maßnahmen ergreifen. Wird gegen Whistleblower in einem engen zeitlichen Zusammenhang zu ihrem berechtigten Whistleblowing eine solche Maßnahme ergriffen, wird vermutet, dass es sich hierbei um eine verbotene Repressalie handelt. Wir haben Whistleblower auch vor anderen Benachteiligungen, wie Mobbing, Einschüchterungen und Diskriminierungen, in Schutz zu nehmen.

10. Die Policy tritt zum 1. Januar 2023 in Kraft. Wir beabsichtigen, in den Monaten nach Verabschiedung dieser Policy ein System zur Evaluation der Einhaltung der hier niedergelegten Regeln zu entwickeln. Wir werden nach ihrer Verabschiedung alle, die in unserer Organisation arbeiten, über die Geltung dieser Policy informieren.

Policy als PDF

Verfahrensordnung für interne Meldungen

Die Verfahrensordnung ist ein Vorschlag von Whistleblower-Netzwerk. Sie kann von anderen Unterzeichner der Whistleblowing-Policy angepasst und übernommen werden.

§1 Der Whistleblower kann sich jederzeit, in mündlicher oder schriftlicher, analoger oder digitaler Form, mit seiner*ihrer Meldung, an die Meldestelle wenden. Er*Sie sollte in der Meldung mitteilen, ob seine*ihre Identität offen oder vertraulich behandelt werden soll oder ob er*sie auch gegenüber der Meldestelle anonym bleiben möchte. Die Meldung soll enthalten:

  1. die Natur und Umstände des gemeldeten Fehlverhaltens,
  2. die für das Fehlverhalten verantwortlichen Personen, sofern diese bekannt sind,
  3. die Tatsachen und ggf. Beweismittel, die nach Überzeugung des Whistleblowers ein erhebliches Fehlverhalten sowie die Verantwortung der genannten Personen begründen,
  4. die Art und den Verbleib aller weiteren Beweismittel, die die Behauptungen des Whistleblowers untermauern würden, sofern sie bekannt sind.

§2 Die Meldestelle hat dem Whistleblower zeitnah, spätestens jedoch innerhalb von sieben Werktagen nach Zugang der Meldung, den Eingang der Meldung schriftlich zu bestätigen. Zugleich sollte diese Bestätigung mögliche Folgefragen oder Verlangen nach zusätzlichen Angaben zur Meldung i.S.v. § 1 Buchstaben a) bis d) enthalten.

§3 Nach dem Eingang der Meldung hat die Meldestelle dem Whistleblower die Möglichkeit einer mündlichen Anhörung anzubieten, in der auch die Folgefragen und zusätzlichen Angaben geklärt werden können. Der Whistleblower ist während des gesamten Verfahrens, sofern kein anderweitiger Wunsch erklärt wurde, über den Stand des Verfahrens zu informieren. Er*sie ist jedoch nicht zur Mitwirkung am weiteren Verfahren, insbesondere zu weiteren Stellungnahmen, mündlichen Anhörungen, oder der Konfrontation mit der für das gemeldeten Fehlverhalten verantwortlichen Person, verpflichtet.

§4 Geht ein Hinweis bei der internen Meldestelle ein, prüft diese zunächst, ob es sich bei dem Sachverhalt um berechtigtes Whistleblowing im Sinne dieser Policy handelt. Anschließend leitet sie ggf. weitergehende Ermittlungen durch die jeweilige interne Ansprechperson ein.

Der Vorstand von Whistleblower-Netzwerk benennt zu diesem Zweck eine eigene interne Ansprechperson, die auf Aufforderung der internen Meldestelle Ermittlungen durchführt und die interne Meldestelle bei der Erstellung des Abschlussberichtes maßgeblich unterstützt. Auf Aufforderung informiert sie die interne Meldestelle über den Stand der Ermittlungen. Für ihre Ermittlungen kann die interne Ansprechperson Befragungen von Betroffenen durchführen und auch Einsicht in organisationsinterne  Dokumente nehmen. Explizit von diesen Einsichtsrechten ausgenommen sind Informationen und Dateien, die Whistleblower-Netzwerk im Zuge der Beratung von (externen) Whistleblowern erhalten hat.

Die Weitergabe von Informationen an die interne Ansprechperson der Organisation erfolgt dabei nur nach ausdrücklicher Zustimmung und – sofern gewünscht – unter Wahrung der Anonymität des Whistleblowers.

§5 Zeitnah nachdem die interne Meldestelle die Ermittlungen abgeschlossen hat, spätestens jedoch drei Monate nach dem Eingang der Meldung, hat die interne Meldestelle einen Abschlussbericht anzufertigen.

Dieser Abschlussbericht muss enthalten:

  1. die Angaben aus der ursprünglichen Meldung zu einem erheblichen Fehlverhalten,
  2. eine Erklärung zu allen relevanten Tatsachenfeststellungen, die sich im Rahmen der Ermittlungen ergeben haben, sowie alle Beweismittel, auf die sich diese Feststellungen stützen, soweit hierdurch nicht Persönlichkeitsrechte unverhältnismäßig belastet werden,
  3. das von der Meldestelle festgestellte erhebliche Fehlverhalten (einschließlich des gegebenenfalls verursachten Schadens und der Auswirkungen auf die Organisation und andere betroffene Parteien) oder begründete Mitteilung, dass kein erhebliches Fehlverhalten festgestellt wurde,
  4. Handlungsempfehlungen auf der Grundlage dieser Schlussfolgerungen, um das festgestellte erhebliche Fehlverhalten abzustellen, zu ahnden und künftig zu vermeiden (Folgemaßnahmen).

Der Abschlussbericht ist allen hiervon betroffenen Personen, dem Whistleblower sowie der Leitungsebene der betroffenen Organisation, etwa dem Vereinsvorstand, zu übermitteln.

§6 Die Leitungsebene der betroffenen Organisation, etwa der Vereinsvorstand, hat zeitnah, spätestens jedoch innerhalb von zwei Monaten nach Eingang des Abschlussberichts der internen Meldestelle, eine Stellungnahme zu dem Abschlussbericht abzugeben. In hinreichend begründeten Fällen kann die Meldestelle auf Antrag die Frist auf drei Monate verlängern. Über die Fristverlängerung ist der Whistleblower zu informieren. Die Stellungnahme soll die Angabe enthalten, ob und welche Folgemaßnahmen getroffen werden. Das Ergreifen oder Unterlassen aller im Abschlussbericht empfohlenen Folgemaßnahmen ist in der Stellungnahme zu begründen. Die Stellungnahme ist allen betroffenen Personen, dem Whistleblower sowie der internen Meldestelle zu übermitteln.

§7 Gegen die Stellungnahme steht dem Whistleblower sowie der internen Meldestelle jeweils für sich oder gemeinsam die Beschwerde offen. Die Beschwerde kann innerhalb von vier Wochen nach Zustellung der Stellungnahme eingelegt werden. In diesem Falle sind die Beschwerdeführer*innen durch die Leitungsebene, etwa den Vereinsvorstand, anzuhören. Die Leitungsebene, etwa der Vereinsvorstand, entscheidet zeitnah, spätestens jedoch sechs Wochen nach deren Eingang, über die Beschwerde.

§8 Falls zu Beginn oder während des Verfahrens der Verdacht der Befangenheit einer der entscheidenden Personen in der internen Meldestelle oder in der Leitungsebene der Organisation, etwa dem Vereinsvorstand entsteht, so kann dies von dem Whistleblower oder der internen Meldestelle gerügt werden. Wenn die Rüge eine in der internen Meldestelle befindliche Person betrifft, entscheidet über die Rüge die Leitungsebene der Organisation, etwa der Vereinsvorstand. Wenn die Rüge eine der Leitungsebene, etwa dem Vorstand, zugehörige Person betrifft, entscheidet über die Rüge die Leitungsebene unter Ausschluss dieser Person. Betrifft die Rüge sämtliche Personen der Leitungsebene, entscheidet die interne Meldestelle auch über die von ihr erhobene Rüge. Die rügende Person sowie die Person, die die Rüge betrifft, sind anzuhören. Die Entscheidung hat zeitnah, spätestens jedoch innerhalb von zwei Wochen nach Eingang der Rüge zu erfolgen. Eine Person ist für befangen zu erklären, wenn es basierend auf dem plausiblen Vortrag der rügenden Person konkret möglich erscheint, dass sie in das behauptete erhebliche Fehlverhalten involviert war, also dieses selbst begangen, verschleiert oder sonst begünstigt hat. Die Involvierung muss hierbei nicht bewiesen werden; es genügt der konkrete Verdacht. Wenn die entscheidende Stelle die Befangenheit feststellt, hat diese sicherzustellen, dass die betroffene Person im weiteren Verfahren keine entscheidende Rolle mehr spielt und, falls notwendig, einen Ersatz für ihn*sie zu bestimmen. Die betroffene Person kann den Verdacht der eigenen Befangenheit auch selbst anzeigen. In diesem Fall gelten die Regelungen über die Rüge nach dieser Vorschrift entsprechend.

 

 

 

 

 

 

 

Vertrauensanwalt Fabian Tietz

Sehr geehrte Damen und Herren,

mein Name ist Fabian Tietz und ich bin Rechtsanwalt und seit kurzem Vertrauensanwalt der Gesellschaft für Freiheitsrechte e.V., Transparency International Deutschland e.V., Whistleblower-Netzwerk e.V., LobbyControl – Initiative für Transparenz und Demokratie e.V. und foodwatch e.V.

Ich bin Partner meiner Kanzlei Langer & Tietz und seit vielen Jahren in den Bereichen Korruptionsbekämpfung und Compliance tätig. Weitere Informationen und meine Vita finden Sie auf der Profilseite meiner Kanzlei.

Schon in meinem Studium habe ich den universitären Schwerpunkt „Deutsche und Internationale Strafrechtspflege belegt. Seit 2017 bin ich als Vertrauensanwalt für die Berliner Verwaltung Ansprechpartner für Hinweisgeber*innen aus dem Bereich der öffentlichen Verwaltung des Landes Berlin.

Diese Expertise möchte ich nunmehr auch als Vertrauensanwalt innerhalb der obigen Organisationen und gemäß der geltenden Whistleblowing Policy anbieten. Ich freue mich auf Ihre Tätigkeit und stehe Ihnen fortan für Hinweise auf erhebliches Fehlverhalten zur Verfügung. Am besten erreichen Sie mich über das hierzu eingerichtete Hinweisgeber*innenportal. Diesem können Sie sämtliche verfügbaren Kontaktkanäle entnehmen, über welche Sie sich an mich wenden können.

Zuletzt möchte ich noch folgendes betonen: Als Vertrauensanwalt unterliege ich, wie alle Rechtsanwält*innen, der Verschwiegenheit. In keinem Fall werde ich deshalb die Identität von Whistleblower*innen offenbaren – außer wenn dies ausdrücklich gewünscht wird.

Viele Grüße

Fabian Tietz

Unser Newsletter

Wollen Sie über Neuigkeiten auf dem Laufenden gehalten werden?

Unterstützen Sie uns!