Wir wollen: Verantwortlich handelnde Organisationen

Nach den gebräuchlichen Definitionen zeichnen sich Whistleblower durch ein besonderes Näheverhältnis zu bzw. die Mitgliedschaft in einer Organisation aus. Zumeist geht es dabei um Beschäftigte im privaten oder öffentlichen Sektor. Auch die Risiken und Missstände, also der Gegenstand des Whistleblowings stehen typischer Weise in enger Beziehung zur Organisation oder sogar in deren direkter Verantwortung.

In der Praxis wendet sich die weit überwiegende Mehrheit der Whistleblower mit ihrem Hinweis auch tatsächlich zunächst an jemanden innerhalb der Organisation. Laut einer US-Studie tun dies dort sogar 97% aller Whistleblower. Für Deutschland gibt es hierzu keine verlässlichen Zahlen. Da hier Whistleblowing an Behörden oder Externe Stellen rechtlich in der Regel allenfalls dann zulässig ist, wenn ihm ein internes Whistleblowing vorausging, dürften die Zahlen hier letztlich ähnlich sein.

Hinzu kommt dass die meisten Whistlelbower versuchen loyal zu ihrer Organisation zu sein, auf möglichst niedrigschwelliger Ebene aktiv werden wollen und jedenfalls am Anfang auch zumeist noch Vertrauen in den Willen und die Fähigkeit IHRER Organisation haben angemessen auf ihr Whistleblowing zu reagieren. Außerdem zeigt die Erfahrung auch, dass Organisationen häufig erst recht eine Wagenburgmentalität annehmen wenn sie sich externem Whistleblowing ausgesetzt sehen.

Aus all diesen Gründen Whistleblower-Netzwerk empfiehlt Whistleblowern zunächst die Möglichkeiten eines internen und dabei möglichst niedrigschwelligen Whistleblowings zu prüfen. Auf der rechtlichen Ebene fordern wir zugleich aber ein Wahlrecht des Whistleblowers zwischen internem Whistleblowing und dem Whistleblowing an Behörden. Ein Whistleblower soll sich unseres Erachtens letztlich immer an denjenigen Adressaten wenden können, von dem er sich am ehesten verspricht, dass dieser sich des Hinweises annehmen und den darin beschrieben Missstand am effektivsten bekämpfen kann; ohne dass der Whistleblower dabei selbst Schaden nimmt. Unseres Erachtens ist er auch derjenige, der am besten beurteilen kann welcher Adressat seiner Meinung nach diese Voraussetzungen am besten erfüllt, wobei in diese Beurteilung gerade auch weiche Kriterien und Erfahrungen mit einfließen die in einem Gerichtsverfahren kaum belegbar wären. Unabhängig von rechtlichen Vorgaben ist es darüber hinaus rein faktisch ohenhin immer der Whistleblower, der entscheidet, sowohl über das „ob“, als auch über das „wann“ und das „an wen“ seines Whistleblowings.

Jede Organisation, jeder Manager und eigentlich auch jeder Gesellschafter bzw. Anteilseigner (oder auch in öffentlichen Organisationen letztlich jeder vertretene Bürger) sollte eigentlich ein grundsätzliches Interesse daran haben, zu wissen was in „seinem Laden“ wirklich vorgeht. Dies gilt nicht nur hinsichtlich jener Informationen an denen die üblicher Weise ohne hin berichterstattenden Personen, sondern eigentlich auch gerade hinsichtlich jener Informationen die auf den üblichen Berichstwegen nur ungern kommuniziert werden. Hierzu zählen Meldungen über Risiken und Missstände.

Demnach sollte bei den möglichen internen Adressaten eigentlich ein großes Interesse bestehen, Zugang zu den Informationen potentieller Whistleblower zu erhalten und so ein ideales und kostengünstiges Werkzeug zur Früherkennung von Risiken zu nutzen. Letztlich ist es allemal günstiger internes Whistleblowing rechtzeitig ernst zu nehmen und erfolgswirksam werden zu lassen, als sich später externem Whistleblowing, der Aufdeckung von eskalierten Skandalen und riesigen Imageschäden ausgesetzt zu sehen. Zugleich sollte auch eine Organisation, ganz ähnlich wie der Whistleblower, bestrebt sein, ein Problem auf der niedrigsten Ebene zu lösen, die dazu in der Lage ist, weil dort regelmäßig die niedrigsten Kosten und die wenigsten Störungen anfallen.

Eigentlich sind demnach Interessen von Whistleblowern und Organisation zumindest auf dem Papier gut miteinander in Einklang zu bringen. In der Praxis setzt dies aber ein verantwortliches Handeln beider Seiten voraus.

In Deutschland und insbesondere in der Deutschen Wirtschaft war das Thema Whistleblowing und die Frage wie dieses intern geregelt werden sollte lange Zeit unbekannt. Was allerdings keineswegs heißt, dass es nicht auch schon immer einige Firmen gab, die sich der dahinter liegenden Problemstellungen verantwortlich angenommen hatten und eine Unternehmenskultur pflegen in der es selbstverständlich ist dass Mitarbeiter sich mit Hinweisen auch auf Probleme und Missstände jederzeit an geeignete Stellen wenden können und diese immer eine offene Tür und ein offenes Ohr haben.

Nachdem die Skandale um Enron, WorldCom und andere 2002 in den USA gesetzgeberische Aktivitäten ausgelöst hatten, wurden einige Großunternehmen in Deutschland auf die Themen Compliance und Whistleblowing aufmerksam und immer mehr beschäftigten sich auch mit der Frage der Vorhaltung und Ausgestaltung von Whistleblowing-Systemen und den damit verbundenen vielfältigen rechtlichen Fragen.

In der deutschen Wirtschaft wird Whistleblowerschutz derzeit vor allem in Form der Einrichtung von Kanälen für vertrauliches bzw. anonymes Whistleblowing (meist mit dem Ziel der Bekämpfung von Korruption und Wirtschaftskriminalität) betrieben. Einige Unternehmen haben hierfür auch externe Ombudsleute eingesetzt.

Whistleblower-Netzwerk e.V. hatte bereits im Jahre 2009 eine Umfrage unter deutschen Großunternehmen durchgeführt, um mehr darüber zu erfahren, wie dort Whistleblowing-Systeme konkret umgesetzt werden. Aufgrund sehr geringer Rückmeldungen war eine Auswertung dieser Umfrage letztlich aber nicht möglich. Im Jahre 2011 haben wir im Auftrag der Hans-Böckler-Stiftung innerbetriebliche Richtlinien und Betriebsvereinbarungen  ausgewertet, die sich mit Whistleblowing und Hinweisgebersystemen befassen. Schließlich haben wir uns auch regelmäßig mit Vorschlägen und praktischen Beispielen hinsichtlich der Implementierung von Whistleblwoing-Systemen aus dem Ausland beschäftigt.

Eine Erkenntnis dieser Arbeiten ist, dass bisher in Deutschland das große Potential welches für Mitarbeiter und Organisationen/Unternehmen in einem gemeinsam konzipierten und verantwortlich und transparent betriebenen Hinweisgebsersystem steckt,  meist nicht genutzt wird. Die meisten Systeme werden von oben vorgegeben ohne deren spätere Benutzer dabei mitzunehmen und dafür zu begeistern. Viele bürden einseitig den Mitarbeitern, teilweise rechtlich höchst fragwürdige, Meldepflichten auf und überlassen es der Chefetage zu entscheiden, was mit Meldungen geschieht. Der Schutz der Whistleblower wird vor allem über Mechanismen und Personen suggeriert die Vertraulichkeit oder Anonymität gewährleisten sollen, wobei die faktischen und rechtlichen Grenzen jener Mechanismen meist nicht problematisiert werden. Besonderes Manko ist häufig die Transparenz. Dies schon bei der Einrichtung und unzureichenden Schulungen, vor allem aber hinsichtlich des konkreten Betriebs des Systems. Hierbei wird vergessen was schon Eingangs dargelegt wurde: Es sind immer die Mitarbeiter und potentiellen Whistleblower, die die Entscheidungen darüber treffen „ob“, „wann“ und „an wen“. Wenn mangels Kommunikation von Beispiele über den Umgang mit Meldungen und den Umgang mit Meldenden (was z.B. durch – anonyimisierte – innerbetriebliche Bekanntmachungen über aufgedeckte und abgestellte Missstände oder auch durch offizielle Anerkennungen für aufmerksame Whistleblower geschehen könnte) nicht erkennen können, dass das System in seinen Kerndimensionen (Missstandsbekämpfung, Whistleblowerschutz und Schutz von zu Unrecht Beschuldigten) in der Praxis tatsächlich funktioniert, wird es kaum gelingen, bei Ihnen das für dessen Nutzung nötige Vertrauen herzustellen. Dann droht die Gefahr, dass das Hinweisgebersystem zu Recht oder zu Unrecht als Spitzelsystem unter Beschäftigten für die Zwecke der Unternehmensleitung und eben nicht als Teil einer ethischen Unternehmenskultur und Instrument zur Sicherung der Einhaltung von Rechtsnormen, angesehen wird.

Die konkrete Einführung/Ausgestaltung eines „best-practice“ Hinweisgeber- bzw. Whistleblower-Systems in Unternehmen sollte nach Meinung von Whistleblower-Netzwerk e.V. geprägt sein durch folgende Grundelemente:

  • Klares Bekenntnis der obersten Führungs- und Aufsichtsebene der Organisation / des Unternehmens zu Whistleblowerschutz, Whistleblowingförderung und Kulturwandel
  • Einbeziehung der Mitarbeiter und der Mitarbeitervertretung
  • Beachtung aller gesetzlicher Vorgaben (z.B. Datenschutz, branchenspezifische Vorgaben, kollektives und individuelles Arbeitsrecht)
  • Einbindung in einen kohärenten Rahmen (Compliance, Risiko-Vorsorge, Werte-Diskussion und Ethik-Richtlinien, Fehlerkultur, Anti-Diskriminierungs-Politik, Mobbing-Prävention, Vorschlagswesen, Beschwerdemanagement, interne Meinungsfreiheits- und Kommunikationspolitik, Konfliktlösungs- und Mediationsangebote, Personalwesen, CSR, Förderung gesetzlichen Whistleblowerschutzes, Erstreckung auf Verarbeitungs- und Lieferkette, Einbeziehung von Subunternehmern und Leiharbeitnehmern)
  • Möglichst weiter Anwendungsbereich auch jenseits von Korruption und Wirtschaftskriminalität (Ausnahmen: privates Verhalten, unkritische Underperformance)
  • Vielfalt von formellen (z.B. Hotline, Ombudsmann) und informellen Meldewegen (alle Vorgesetzten)
  • Angebote für offene, vertrauliche und anonyme Meldewege (letztere als nicht präferierte aber vorhandene Möglichkeit)
  • umfassende Informations- und Schulungsangebote über das System (für potentiell Meldende und für potentielle Empfänger und Bearbeiter) aber auch Kommunikation über dessen konkrete Anwendung und Erfolge
  • unabhängige Beratungsmöglichkeit auch im konkreten Fall und unabhängig vom Meldeweg
  • allgemeine und individuelle Risiko-Evaluation und ggfls. vorsorgliche Sofortmaßnahmen (z.B. einverständliche Versetzung) zur Schadensverhinderung beim Whistleblower
  • standardisierte Erfassung und Bearbeitung inklusive Selbstverpflichtung des Unternehmens zur Prüfung (im jeweils erforderlichen Umfang) aller Meldungen durch jeweils qualifiziertes und unabhängiges Personal
  • dort, wo eine Pflicht zur Meldung postuliert ist oder wird (sollte nicht der Regelfall sein), sollte diese mit einer rechtlich überprüfbaren Garantie auf ordnungsgemäße und vollständige Untersuchung verbunden sein
  • Bekenntnis zur Sanktionierung von Vertuschungen und unethischen Einflussnahmen auf Untersuchungen ohne Ansehung der Person
  • garantierte individuelle Rückmeldungen an den Hinweisgeber über Fortgang und Ergebnis der Bearbeitung mit Möglichkeit der Stellungnahme (unter Beachtung der Rechte Dritter)
  • garantiertes Beschwerde- und Eskalationsrecht (inklusive Aufsichtsgremien, Wirtschaftsprüfer und zuständiger Behörden) des Whistleblowers bei Unzufriedenheit mit Bearbeitung
  • garantierter Schutz vor Nachteilen aller Art (u.a. Bossing, Mobbing, Abmahnungen, Kündigungen), aber auch Verlust von zu erwartenden (Karriere-)Vorteilen), der sich auf alle gutgläubig abgegebenen Meldungen erstrecken und durch eine Erklärung zur Beweislastumkehr abgesichert sein sollte
  • Schutz vor Repressalien durch Kollegen und Dritte und Erstreckung des Schutzes des Whistleblowers auf dessen Unterstützer und Zeugen
  • (unternehmens-öffentliche) Anerkennung und ggfls. Belohnung des Whistleblowers, um so auch den Vorbildcharakter zu betonen; allerdings sollte auch insoweit Konsens mit der Mitarbeitervertretung bestehen
  • Sicherstellung des Schutzes und der Rechte von (zu Unrecht) Beschuldigten (z.B. Datenschutzrechtliche Ansprüche, Unschuldsvermutung, Entschädigung für unvermeidbare Beeinträchtigungen während Ermittlungen)
  • regelmäßige Evaluation (Einbeziehung von Experten, Befragung von Mitarbeitern, Nutzern und Bearbeitern), Anpassung und Weiterenwicklung des Systems.

Detailliertere Anregungen zu den einzelnen Punkten ergeben sich auch aus den obigen Links, den jeweiligen Antwort-Alternativen unserer Fragebogenaktion bei Unternehmen und vor allem aus der Studie für die Hans-Böckler-Stiftung und dem in diesem Rahmen erstellten Gestaltungsraster.

Bei all dem muss jedes Hinweisgebersystem natürlich immer auch die bestehenden rechtlichen Vorgaben beachten, auf die wir an anderer Stelle im Detail eingehen.

Besonders hinweisen wollen wir auch noch auf das im Jahre 2012 erschiene Fachbuch Hinweisgebersysteme und die Dissertationen von Briegel und Donato – die sehr schön die Vorteile von Hinweisgebersystemen aus ökonomischer Sicht herausarbeiten – und vor allem auf die Empfehlung des British Standards Intsitut (BSI), da in diese langjährige praktische Erfahrungen von Unternehmen und Zivilgeschaft in Großbritannien eingeflossen sind. Anküpfend daran hat 2013 die Whistleblowing-Commission in Großbritannien in ihrem Abschlussbericht einen „Code of Practice“ mit Anforderungen an eine interne Implementierung einem Whistleblowingssystems vorgestellt.

Im Rahmen einer großen australischen Whistleblower-Studie sind ebenfalls zahlreiche Hinweise erarbeitet worden, wie Organisationen mit Whistleblowing umgehen sollten.Daneben gibt es auch in Australien Standards für interne Whistleblowing-Systeme (Australian Standards AS 8004-2003). Besonders detailliert und aktuell sind die auf einzelne Module und Muster heruntergebrochenen Public Interest Disclosure Guidelines des Ombudsmanns des Australischen Bundesstaates New South Wales, von deren Empfehlungen viele auch auf andere Organisationen (egal ob im öffentlichen und im privaten Sektor, ob international oder in Deutschland) übertragbar sind.

Die Empfehlungen der Internationalen Handelskammer (ICC) sehen wir demgegenüber nicht als ausreichend an und teilen insoweit die Kritik des Government Accountability Project (GAP).

Im Rahmen der Reihe edition der Hans-Böckler Stiftung beschäftigte sich Band 159 bereits vor einiger Zeit mit dem Thema Whistleblowing. Dieser Band ist kostenlos online verfügbar und enthält auch ein Muster einer Betriebsvereinbarung, das zumindest einige der o.g. Elemente ebenfalls berücksichtigt. Hingewiesen sei schließlich auch noch auf einen Artikel von G. Strack, der im Jahre 2014 in der Fachzeitschrift Compliance Berater erschien und ebenfalls Tipps für den richtigen Umgang mit Whistleblowing im Unternehmen enthält.

Abschließend noch ein Appell: Überlassen Sie es nicht anderen oder allein dem Staat sich um Whistleblowing zu kümmern. Jede Organisation und letztlich auch jedes Mitglied einer Organisation kann dazu beitragen, dass zumindest in dieser Organisation, in seinem Unternehmen oder in seiner Behörde Whistleblowing in Zukunft besser funktionieren kann. und somit Ethik und Recht den Stellenwert erhalten, den sie verdienen. Werden Sie aktiv, berücksichtigen Sie die obigen Anregungen und fordern Sie Ihr Management und Ihre Beschäftigtenvertretung auf, sich des Themas gemeinsam anzunehmen. Whistleblower-Netzwerk seht Ihnen hierbei gerne beratend zur Seite.