Beratung und Tipps für Adressaten von Whistleblowing

Als Adressat von Whistleblowing sind Sie in einer besonderen Verantwortung, die sowohl Risiken als auch Chancen mit sich bringt.

Wenn Sie als zukünftiger Adressat in Betracht kommen oder vorgesehen sind
Typische Adressaten von internem Whistleblowing sind z.B. Führungskräfte aller Ebenen aber auch Beschäftigtenvertreter und manchmal auch nur der erfahrenere Kollege, der sich schon früher einmal für andere eingesetzt hat oder bekannt dafür ist, dass er sich nicht davor scheut Probleme offen anzusprechen. Für externes Whistelblowing kommen vor allem Mitarbeiter von Polizei, Staatsanwaltschaft oder (Aufsichts-)Behörden, aber auch Gewerkschaftler, Politiker und Jounrnalisten in Betracht. Die nachfolgenden Hinweise beziehen sich in erster Linie auf interne Adressaten.

Wenn Sie von Ihrer Organisation als Adressat für Whistleblowing vorgesehen sind, sollten Sie darauf achten, dass Ihre Aufgaben und Befugnisse klar festgelegt sind und dass auch allen anderen möglichen Beteiligten, die Informationen über Ihre Rolle haben. Dazu zählt Insbesondere, dass:

  • Sie über eine schriftliche Beschreibung Ihrer Aufgaben, Berichts- und Dokumentationspflichten verfügen; dazu zählt auch die Möglichkeit eines direkten Zugangs an die oberste Führungs- und soweit diese selbst in einen Missstand involviert sein kann, auch an die Aufsichts- bzw. Gesellschafterebene sowie eine Regelung inwieweit Sie selbst über die Befugnis zur Einschaltung staatlicher Ermittlungsbehörden verfügen;
  • sichergestellt ist, dass ein Hinweisgebersystem, in welches Sie eingebunden sind die bestehenden gesetzlichen Vorgaben, beachtet;
  • es sich um ein System handelt, welches möglichst viele Elemente enthält, die ein internes Whistleblowing-System in einer verantwortlichen Organisation enthalten sollte;
  • Sie über eine belastbare Unterstützung „von ganz oben“ verfügen, damit Sie am Ende nicht selbst als einer der Überbringer schlechter Nachrichten benachteiligt werden,
  • Sie eine Schulung über den Umgang mit Whistleblowing und soweit vorhanden auch über Ihre „Ermittlungsbefugnisse“ erhalten haben;
  • Sie soweit Ihnen auch ein Ermittlungsauftrag obliegt, Sie (und Ihre Mitarbeiter) mit den hierfür nötigen Kompetenzen, Ressourcen, Einsichts- und Anweisungsrechten ausgestattet sind;
  • die Personengruppen derer, die sich an Sie wenden können und die zulässigen  Meldegegenstände festgelegt sind;
  • eine klare Regelung darüber besteht, in wie weit Sie das Recht oder die Pflicht haben die Identität des Whistleblowers für sich zu behalten bzw. inwieweit anonyme Hinweise an Sie zulässig sind;
  • soweit eine anonyme Meldemöglichkeit besteht sollten Sie darauf drängen, dass diese so ausgestaltet ist, dass Sie dennoch die Möglichkeit haben, mit jenen Hinweisgebern, die dies wollen, über einen sicheren anonymen Rückkanal zu kommunizieren;
  • Sie die Möglichkeit haben, wo nötig eine unmittelbare Intervention zum Schutz des Whistleblowers durchzuführen oder zumindest anzuregen;
  • Sie die Möglichkeit haben, Fälle abzulehnen bzw. abzugeben, in denen Sie oder der Whistleblower Sie für persönlich betroffen und daher befangen erachten;
  • Sie z.B. durch Zugang zu Supervision über Unterstützung verfügen, um möglicherweise belastende Umstände im Zusammenhang der Berarbeitung von Whistleblower-Eingaben zu verarbeiten;
  • Sie über Möglichkeiten verfügen, die Gruppe der Meldeberechtigten über Sie selbst, deren Rechte und Ihre Tätigkeit bzw. ggfls. auch deren Ergebnisse (letztere anonymisiert) zu informieren.

Darüber hinaus laden wir Sie ein, sich z.B. mit Hilfe der auf unserer Seite verfügbaren Informationen, weiter mit den Abläufen beim Whistleblowing auseinandersetzen, um so Ihren nächsten Whistleblower vielleicht noch besser zu verstehen.

 

Wenn Sie in einem konkreten Fall Adressat eines Whistleblowings sind
Zunächst einmal ist die Tatsache, dass Sie zum Adressaten eines Whistleblowings wurden, ein großer Vertrauensbeweis. Der Whistleblower wendet sich an Sie, weil er darauf vertraut, dass Sie den Willen und die Mittel haben, einen Missstand zu bekämpfen, den er entdeckt zu haben glaubt. Dies gilt auch dort, wo er mehr oder minder verpflichtet ist, sich an Sie als festgelegten Ansprechpartner zu wenden. Denn auch in dieser Konstellation hat ein Betroffener in der Regel immer noch die – jedenfalls faktische – Möglichkeit einfach untätig zu bleiben.

Der Whistleblower vertraut auch darauf, dass Sie dafür sorgen oder zumindest dabei mithelfen werden, dass er selbst durch sein Whistleblowing keine Nachteile erleidet. Sie sollten versuchen diesem Vertrauensvorschluss gerecht zu werden und dem Whistleblower und seinem Anliegen zunächst einmal genau so positiv gegenübertreten, wie er dies Ihnen gegenüber mit seinem Hinweis getan hat. Führen Sie sich stets vor Augen, dass der Whistleblower Sie selbst nicht als Teil des Problems ansieht (sonst hätte er sich an jemand anderen gewandt) sondern als Teil der Lösung des Problems.

Wie bei jedem wohlwollenden Empfänger einer Botschaft sollte es Ihnen dann darum gehen, die Nachricht – hier also das Whistleblowing – zu verstehen. Nach dem von Friedemann Schulz von Thun entwickelten Kommunikationsmodell kann jede Nachricht unter vier unterschiedlichen Aspekten interpretiert werden. Sie sollten sich also fragen:

  • welche Daten wurden übermittelt, welche Fakten mitgeteilt (Sachebene)?
  • was gibt der Whistleblower mit der Botschaft über sich selbst Preis (Selbstoffenbarungsebene)?
  • in welcher Beziehung meint er zu Ihnen zu stehen (Beziehungsebene)?
  • und was möchte er, dass sie tun (Appellebene)?

Machen Sie sich bitte auch bewusst, wie es Ihnen damit geht, dass der Whistleblower, so an Sie herantritt und welche Emotionen dies bei Ihnen auslöst. In welcher Beziehung standen Sie bisher zum Whistleblower? Wie schätzen Sie seine Glaubwürdigkeit aber auch seine Identifikation mit den Zielen der Organisation ein der er – und vielleicht auch Sie – angehört? Denken Sie, dass er das Recht, vielleicht sogar die Pflicht hatte, (ausgerechnet) Sie als Adressaten seines Whistleblowings auszuwählen? Wie geht es Ihnen damit? Werden andere Personen vom Whistleblower für den Missstand verantwortlich gemacht, unkorrekter Handlungen verdächtigt oder beschuldigt? Wie stehen Sie zu diesen? Wie war Ihre erste Reaktion, als Sie vom Whistleblowing hörten?

Es ist wichtig, sich diese Punkte klar zu machen, bevor Sie mit der eigentlichen Prüfung und Reaktion auf das Whistleblowing beginnen. Niemand ist völlig objektiv, aber eine Annäherung an objektives und sachliches Verhalten setzt voraus, dass Sie sich der nicht-sachlichen Einflussfaktoren auf Ihr Vorgehen und Ihrer eigenen Vorurteile so bewusst wie möglich sind.

Im nächsten Schritt sollten Sie sich dann die Sachebene der Nachricht des Whistleblowers näher ansehen. Es kann dabei manchmal bereits sehr schwer sein, diese zu ermitteln. Dies vor allem dann, wenn sich beim Whistelblower bereits viele Emotionen aufgestaut haben und der Sachvortrag sowie die Übermittlung des Faktenwissens des Whistleblowers von ihm an Sie in Beschimpfungen, eigenen Bewertungen und Spekulationen des Whistelblowers über Zusammenhänge und Motive Dritter unterzugehen droht. Erschwerend kann auch eine Darstellung wirken die zwischen verschiedenen Vorgängen hin- und herspringt, die sich zu unterschiedlichen Zeitpunkten an unterschiedlichen Orten und mit unterschiedlichen beteiligten Personen abgespielt haben. Manchmal kann sich ein Whistleblower auch nicht kurzfassen, sondern kommt vom hundersten aufs tausendste. Bitte führen Sie sich bei all dem vor Augen, dass der Whistleblower meist keine Erfahrung in der strukturierten und prägnanten Zusammenfassung von Sachverhalten hat und häufig auch emotional aufgewühlt ist. Achten Sie darauf, dass Sie sich durch Stil oder Form nicht davon abhalten lassen sich den Inhalt der Nachricht zu erschließen. Wo immer möglich, versuchen Sie dem Whistleblower zu übermitteln, was Sie von seiner Sachverhaltsdarstellung verstanden haben, um auf diesem notfalls mehrfach zu durchlaufenden Weg zu einer schriftlichen Sachverhaltsdarstellung zu kommen, die dem entspricht, was der Whistleblower Ihnen mitteilen möchte. Erfahrungsgemäß ist eine weitgehend chronologische Sachverhaltsdarstellung besonders verständlich.

Soweit Sie an dieser Stelle zu der Überzeugung gelangen, dass Sie für dieses Whistleblowing unzuständig sind, sollten Sie dem Whistleblower die Gründe dafür darlegen, ihm Gelegenheit bieten sich dazu zu äußern und ihn soweit möglich an die zuständige Stelle weiterverweisen. Wenn Sie dies mit ein paar Tipps an den Whistleblower verbinden wie die Sachverhaltsdarstellung für jene Stelle noch klarer gefasst werden kann, sollte dies in der Regel nützlich sein.

Besondere Probleme können sich auch bei hochspeziellen Sachverhalten ergeben. Vergegenwärtigen Sie sich insoweit die Grenzen Ihres eigenen Wissens und versuchen Sie offene Verständnisfragen mit dem Whistleblower und ggfls. auch mit Experten aufzuklären. Versuchen Sie auch herauszubekommen wie sicher und warum sich der Whistleblower der Richtigkeit seiner Schilderung ist und warum, welche Informationen er aus eigener Anschauung hat, welche Dokumente und Zeugen seine Aussagen stützen können. Wichtig ist auch die Trennung zwischen Tatsachen und Schlussfolgerungen, wobei Sie sich im ersten Schritt auf die (Üb-)Ermittlung der Tatsachenkenntnis des Whistleblowers konzentrieren sollten.

Im Rahmen Ihrer Kommunikation mit dem Whistleblower sollten Sie auch herausbekommen, was dieser von Ihnen erwartet und diese Erwartungen – soweit Sie Ihre Kompetenzen übersteigen notfalls auch korrigieren. Sie werden sich im Laufe der Kommunikation unweigerlich auch ein Bild vom Whistleblower und seiner Glaubwürdigkeit machen, sollten jedoch vermeiden, dass dies die Sachverhaltsaufklärung behindert. Es geht in erster Linie um die Nachricht und nicht darum wer sie überbringt.

Nachdem Sie die Nachricht des Whistleblowers verstanden haben, stehen dort, wo Sie auch für Ermittlungen zuständig sind, weitere Schritte an. Es geht nun darum diesen Sachverhalt auf seine Schlüssigkeit zu überprüfen. Hierzu sollten Sie den Vortrag des Whistleblowers in einer ersten Arbeitshypothese als wahr unterstellen und soweit sie hierfür kompetent und zuständig sind, prüfen welche rechltichen, organisatorischen und sonstigen Folgen sich daraus dann ergeben könnten bzw. sollten.

Hierbei kann sich z.B. ergeben,, dass der Whistleblower ein bestimmtes Verhalten für (straf-)rechtlich relevant hält, sie aber zu dem Schluss kommen, dass dies, selbst wenn es sich so zugetragen haben sollte, nicht der Fall ist. In dieser Konstellation sollten Sie zwei weitere Schritte tun: Sie sollten dem Whistleblower erläutern, warum Sie zu diesem Schluss kommen und Sie sollten prüfen, ob jenseits dieser rechtlichen Komponente aus dem Fall und seiner Meldung andere Lehren gezogen werden sollten. Hierzu kann es z.B. auch sinnvoll sein, andere Mitarbeiter, die diesen Sachverhalt ebenfalls beobachtet haben könnten, nach dessen Zulässigkeit zu befragen oder aber nach einer Überprüfung auch der Fakten zu dem Schluss zu kommen, dass das Verhalten zwar rechtlich zulässig ist, dass es aber mit ethischen Standards der Organisation nicht in Einklang steht oder aus ökonomischen Gründen zukünftig nicht wiederholt werden sollte.

Das vorstehende Beispiel macht deutlich: Wenn Sie das Potential von Whistleblowing voll nutzen wollen, ist es wichtig, sowohl den Sachverhalt als auch die Tatsache, dass er gemeldet wurde, unter verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten und danach zu fragen, welche Lehren daraus gezogen werden können.

Wenn Ihre hypothetische Wahrunterstellung in diesem Sinne eine wie auch immer gearteten Relevanz des Sachverhalts als möglich erscheinen lässt, ist in einem nächsten Arbeitsschritt zu überprüfen, ob bzw. inwieweit die Sachverhaltsdarstellung des Whistleblowers auch tatsächlich wahr ist, also durch nachprüfbare Fakten belegt wird. Sie sollten den Whistleblower fragen, welche Belege Sie aus seiner Sicht in Ihre Prüfung mit einbeziehen sollten und diese Anregungen auch durchaus ernst nehmen, denn er kennt normaler Weise den Sachverhalt und seine Umstände wesentlich besser als Sie. Letztlich obliegt es aber Ihnen zu entscheiden, welche Beweismittel Sie zur Sachverhaltsermittlung heranziehen wollen, wobei Sie natürlich auch die rechtlichen und faktischen Grenzen Ihrer Kompetenzen beachten müssen. Auch die Reihenfolge der Prüfung bzw. Heranziehung verschiedener Beweismittel kann von entscheidender Bedeutung sein, wobei Sie sich auch spätestens ab dem Zeitpunkt zu dem Sie Ihrerseits ermittelnd tätig werden und möglicher Weise Dritte informieren oder befragen, die Frage stellen müssen, ob nicht bereits hier eine Information des/der vom Whistleblowing unmittelbar Betroffenen, also z.B. einer vom Whistleblower eines Fehlverhaltens beschuldigten Person, geboten ist. Datenschutzrechtlich ist die grundsätzliche Leitlinie dabei, dass der „Beschuldigte“ zu informieren ist, soweit und sobald keine Gefahr (mehr) besteht, dass dieser aufgrund dieser Information die Ermittlungen vereiteln könnte. Besondere Sorgfalt ist bei allen Ermittlungen geboten, die sich auf strafrechtliche Delikte beziehen. Gerade hier gilt es sicherzustellen, dass die Rechte des „Beschuldigten“ genauso wenig beeinträchtigt werden wie spätere staatsanwaltschaftliche Ermittlungen. Hier sollten die Ermittlungen Profis überlassen werden, die wissen was sie tun und auch staatliche Ermittlungsbehörden rechtzeitig einschalten. Dies alles ist so komplex, dass wir hier davon absehen ins Detail zu gehen.

Stattdessen wollen wir abschließend noch ein paar Aspekte ansprechen, die unmittelbarer den Umgang mit dem Whistleblower betreffen.

Dieser möchte gerne wissen, was mit „seinem Fall“ passiert. Ungewissheit kann hier sehr belastend sein und das Vertrauen in Ihre Arbeit beeinträchtigen. Zugleich sollten Sie als Adressat ebenfalls ein Interesse daran haben, den Whistleblower soweit als möglich zufrieden zu stellen, denn es ist davon auszugehen, dass sich seine Sicht auf Ihre Arbeit im „Flurfunk“ verbreiten und die Bereitschaft zukünftiger Whistleblower beeinflussen wird, sich an Sie zu wenden.

Daher sollten Sie Ihre Arbeitsschritte soweit hieraus keine Gefährdungen Ihrer Ermittlungen und keine Verletzungen der (Datenschutz-)Rechte Dritter resultieren können, dem Whistleblower gegenüber möglichst transparent machen. Soweit möglich sollten Sie gegenüber dem Whistleblower auch zeitliche Aussagen über die Dauer Ihrer Prüfungen machen, allerdings im Zweifel Ihre zeitlichen Schätzungen lieber nach oben als noch unten ausrichten, um beim Whistleblower den Eindruck von Verzögerungen und daraus resultierende Unsicherheiten und Skepsis zu vermeiden. Sie sollten gerade dort, wo Sie Einschätzungen des Whistleblowers nicht teilen, diesem erläutern, warum sie zu einer anderen Beurteilung gelangen und ihm zugleich ermöglich hierzu Stellung zu nehmen, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen. Wir möchten Sie auch ermutigen sich beim Whistleblower am Ende Ihrer Fallbearbeitung auch ein Feedback einzuholen und daraus ggfls. Rückschlüsse für weitere Fallbearbeitungen zu ziehen.

Wo sich die Behauptungen eines Whistleblowers nicht bestätigen, sollten Sie im Zweifel davon ausgehen, dass der Whistleblower diese dennoch in gutem Glauben aufgestellt hat. Es kann aber lohnend sein nachzuprüfen, welche Informationsdefizite zu dieser Fehleinschätzung geführt haben und inwieweit diese sich eventuell beheben und zukünftig vermeiden lassen. Dies vor allem vor dem Hintergrund, dass vielleicht auch Kollegen des Whistleblowers zu ähnlichen Einschätzungen gelangt sind oder gelangen könnten, die sich auch nachteilig auf deren Identifikation mit der Organisation und damit auf ihre Motivation auswirken können.

Bei einem sich bestätigenden Whistleblowing kann es umgekehrt lohnend sein, nachzuforschen, warum es nur einen Whistleblower gab, der auf diesen Sachverhalt aufmerksam gemacht hat. Dies kann daran liegen, dass er tatsächlich der Einzige (jedenfalls der Einzige nicht am Missstand beteiligte) war, der davon wusste. Es kann aber auch sein, dass der Whistleblower lediglich der Einzige war, der den Mut zur Meldung hatte. Wo dies der Fall ist sollten Sie daraus Rückschlüsse auf Ihre Kommunikation, über die Meldemöglichkeiten und deren Ausgestaltung ziehen.

Wichtig ist auch der Schutz des Whistleblowers vor Benachteiligungen. Im Idealfall sollten Sie schon anlässlich der Meldung gemeinsam mit dem Whistleblower überlegen, ob entsprechende Risiken oder Befürchtungen bestehen und welche präventiven Handlungsmöglichkeiten hier möglich sind. Besonders relevant ist dies auch dort, wo Sie nicht der erste Adressat des Whistleblowing sind. Hier sollten Sie die vom Whistleblower bereits vorher unternommenen Schritte und die darauf erfolgten Reaktionen ermitteln und prüfen, wie gegen Diskriminierungen vorgegangen bzw. weitere vermieden werden können. Im weiteren Verlauf Ihrer Prüfung des Hinweises und auch in deren Nachgang sollten Sie oder eine andere geeignete Stelle  darüber hinaus dem Whistleblower stets für Hinweise auf Benachteiligungen zur Verfügung stehen und diesen auch nachgehen. Letzeres völlig unabhängig davon, ob sich die Hinweise des Whistleblowers in der Sache bestätigt haben, oder nicht.

Ein gleichartiges Schutzniveau  sollte auch derjenigen Person zu Gute kommen,  die vom Whistleblower „beschuldigt“ wurde, für die Missstände (mit-)verantwortlich zu sein. Solange es keine klaren Nachweise gibt, muss insoweit die Unschuldsvermutung gelten.  Es ist durchaus sinnvoll, auch bereits im ersten Gespräch mit dem „Beschuldigten“ nachzufragen, wo dieser Benachteiligungen befürchtet und wie diesen, ohne dadurch die Ermittlungen zu gefährden, eventuell entgegengewirkt werden kann. Ermittlungen sind immer so durchzuführen, dass Belastungen für den „Beschuldigten“ vermieden werden. Dort wo sich Vorwürfe als unbegründet oder nicht belegbar herausstellen, sollte – in Abstimmung mit diesem, eine geeignete Form der Wiedergutmachung und Wiederherstellung der Ehre des „Beschuldigten“ gefunden werden.

Schließlich sollte, jedenfalls dort wo sich diese ohnehin kennen und auch weiter miteinander arbeiten müssen, auch über die Möglichkeit einer moderierten persönlichen Aussöhnung zwischen Whistleblower und Beschuldigtem nachgedacht werden. Hierbei sollte beiden Seiten die Bedeutung eines Hinweisgebersystems nahegebracht werden, in dem ein gutgläubiges Whistleblowing wichtig und geschützt ist, andererseits nach Klärung des Sachverhaltes aber auch am ehemals Verdächtigten nichts mehr hängen bleiben sollte.

Dort, wo durch ein Whistleblowing Missstände erfolgreich aufgedeckt und bekämpft werden konnten, sollten Sie auch die Möglichkeit haben, dem Whistleblower hierfür eine positive Anerkennung zukommen zu lassen. Dank und Lob sollten hier selbstverständlich sein, positive Berücksichtigung bei zukünftigen Karriereentscheidungen und Belohnungen sollten jedenfalls in Abstimmung mit der Personalvertretung – in geeigneten Fällen ebenfalls möglich sein.

Wo ausnahmsweise ein bösgläubiges Whistleblowing vorliegt, der Whisteblower also nachweisbar vorsätzlich einen Sachverhalt schilderte, von dem er bereits zu jenem Zeitpunkt selbst wusste, dass dieser nicht zutrifft, sollten Sie, wenn der Whistleblower anfänglich hierüber entsprechend belehrt worden war und dies im Hinweisgebersystem auch so vorgesehen ist, auch vor Sanktionen gegen den angeblichen Whistleblower nicht zurückschrecken. Bei bloß leichtfertig falschen Behauptungen des Whistleblowers sollte allerdings regelmäßig eine nachdrückliche Ermahnung des Whistleblowers ausreichen. In beiden Fällen sollte aber auch recherchiert werden, welche anderen Faktoren diese Falschmeldungen möglicherweise begünstigt haben.

Vor allem dort, wo sich die Behauptungen des Whistleblowers bestätigen, kann es schließlich zu einer Situation kommen, die Sie selbst in die Lage bringt, unangenehme Wahrheiten (nach oben oder gar extern) melden zu müssen oder zu sollen. Sie können also als Adressat eines Whistleblowers durchaus auch selbst vor die Frage gestellt werden, ob sie selbst zum Whistleblower werden sollten. Auch für diesen Fall finden Sie auf unseren Seiten hoffentlich viele Anregungen.